En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, [RAZÓN SOCIAL], NIT [NIT], con domicilio en Pereira, Risaralda, Colombia, adopta la presente política aplicable al tratamiento de datos personales realizado a través de la plataforma Flotas.
1. Nuestro rol: Responsable o Encargado
Esta distinción es importante porque determina a quién debe dirigirse cada titular.
| Datos | Nuestro rol |
|---|---|
| Contactos comerciales, prospectos, aliados y usuarios de nuestro sitio web | Responsables |
| Usuarios administradores de las empresas clientes | Responsables |
| Conductores, empleados y terceros que las empresas clientes cargan en la plataforma | Encargados — la empresa cliente es la Responsable |
2. Qué datos tratamos
2.1 De contactos comerciales y aliados
Nombre, correo electrónico, número de teléfono, empresa y cargo.
2.2 De usuarios de las empresas clientes
Nombre, correo electrónico, número de teléfono, rol dentro de la organización y registros de acceso.
2.3 De conductores (como Encargados)
Nombre, número de documento de identidad, número de teléfono, número y categoría de licencia de conducción y su fecha de vencimiento, vehículo asignado, y los registros de inspección que el conductor genere: fecha, kilometraje, respuestas del checklist, fotografías tomadas y, cuando el dispositivo lo permita, la ubicación aproximada del momento de la inspección.
2.4 Documentos cargados por el cliente
Archivos de SOAT, revisión técnico-mecánica, pólizas, tarjetas de propiedad, comparendos, facturas de taller y recibos de combustible. Estos archivos pueden contener datos personales de terceros; su carga es responsabilidad de la empresa cliente.
2.5 Datos que NO tratamos
No solicitamos ni tratamos datos sensibles en el sentido del artículo 5 de la Ley 1581 —salud, origen étnico o racial, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos o de vida sexual—. Tampoco datos de menores de edad.
Si un cliente carga por error información de esta naturaleza, la eliminaremos al detectarla o al ser notificados.
3. Para qué los usamos
- Prestar el servicio contratado: gestión de vehículos, documentos, mantenimiento e inspecciones.
- Enviar las notificaciones y alertas del servicio por WhatsApp y correo electrónico.
- Autenticar usuarios y proteger la seguridad de las cuentas.
- Prestar soporte técnico.
- Facturar y gestionar el cobro.
- Atender consultas, reclamos y obligaciones legales.
- En el caso de contactos comerciales, informar sobre nuestros servicios —con posibilidad de darse de baja en cualquier momento.
No vendemos, arrendamos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales. Nunca.
4. Autorización
Recogemos la autorización del titular de forma previa, expresa e informada, a través de los formularios de nuestro sitio, del contrato de servicio, o de cualquier otro medio que permita conservar prueba de ella.
Cuando actuamos como Encargados, la autorización de los conductores y demás titulares debe ser obtenida y conservada por la empresa cliente, que actúa como Responsable.
5. Derechos del titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581, usted tiene derecho a:
- Conocer qué datos suyos tratamos y cómo.
- Actualizar y rectificar los datos inexactos, incompletos o desactualizados.
- Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
- Ser informado del uso que hemos dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
- Acceder gratuitamente a sus datos.
6. Cómo ejercerlos
Escríbanos a [CORREO] o al WhatsApp 322 521 8958, indicando su nombre, documento de identidad, el derecho que desea ejercer y un canal de respuesta.
| Solicitud | Plazo de respuesta |
|---|---|
| Consulta | Diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más |
| Reclamo | Quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más |
Si la solicitud es incompleta, le pediremos que la subsane dentro de los cinco (5) días siguientes.
7. Con quién compartimos datos
Solo con los proveedores necesarios para operar el servicio, todos bajo obligación contractual de confidencialidad y de tratar los datos únicamente conforme a nuestras instrucciones:
| Proveedor | Para qué | Ubicación |
|---|---|---|
| Vercel | Alojamiento de la aplicación y de los archivos | Estados Unidos |
| Neon | Base de datos | Estados Unidos |
| Resend | Envío de correo electrónico | Estados Unidos |
| GoHighLevel / Meta | Envío de mensajes por WhatsApp | Estados Unidos |
| Anthropic | Lectura automatizada de documentos y recibos (solo en plan Pro) | Estados Unidos |
7.1 Transferencia internacional
Como los proveedores están fuera de Colombia, el tratamiento implica transferencia y transmisión internacional de datos, en los términos de los artículos 26 y 27 de la Ley 1581. Al aceptar esta política, el titular autoriza expresamente dicha transferencia. Exigimos a nuestros proveedores estándares de protección equivalentes a los de la ley colombiana.
7.2 Sobre el procesamiento automatizado de imágenes
En el plan Pro, las fotografías de recibos, odómetros y documentos se procesan mediante un servicio de inteligencia artificial para extraer datos. Esas imágenes no se utilizan para entrenar modelos y se procesan únicamente para la finalidad descrita. La extracción es asistida: el dato extraído siempre puede ser corregido por una persona.
8. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información:
- Cifrado en tránsito mediante HTTPS en todas las comunicaciones.
- Contraseñas almacenadas mediante funciones criptográficas de resumen; nunca en texto plano.
- Aislamiento entre organizaciones: el sistema está construido de forma que ninguna empresa cliente puede acceder a información de otra. Esta separación se verifica automáticamente antes de cada despliegue.
- Archivos almacenados en modo privado, accesibles solo mediante sesión válida de la organización propietaria.
- Enlaces públicos de resumen firmados criptográficamente y con vencimiento de cuarenta y ocho (48) horas.
- Acceso a los sistemas restringido al personal que lo requiere.
Ninguna medida de seguridad es infalible. En caso de un incidente que comprometa datos personales, lo notificaremos a los afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa vigente.
9. Cuánto tiempo conservamos los datos
| Dato | Conservación |
|---|---|
| Información de la cuenta y del servicio | Mientras dure la relación contractual |
| Tras la terminación del servicio | Treinta (30) días para exportación, luego eliminación segura |
| Fotografías de odómetro | Noventa (90) días desde su confirmación |
| Documentos, facturas y registros contables | Según los plazos legales aplicables |
| Contactos comerciales | Hasta que el titular solicite su supresión |
10. Registro Nacional de Bases de Datos
Conforme al Decreto 1074 de 2015, la obligación de inscribir bases de datos en el RNBD aplica a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y a las entidades públicas. [RAZÓN SOCIAL] no supera actualmente ese umbral, por lo que no está obligada a dicha inscripción, sin perjuicio del cumplimiento pleno de las demás obligaciones de la Ley 1581, que se detallan en esta política.
11. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 6 de agosto de 2026. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras sea necesario para las finalidades descritas.
Podemos actualizarla; los cambios sustanciales se comunicarán por correo electrónico y mediante aviso en esta página con al menos treinta (30) días de anticipación.
12. Datos de contacto del Responsable
[RAZÓN SOCIAL]
NIT [NIT]
[DIRECCIÓN], Pereira, Risaralda, Colombia
Correo [CORREO]
WhatsApp 322 521 8958
Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Gerencia.