Estos términos regulan el uso de Flotas, un servicio de software para la gestión de flotas vehiculares operado por [RAZÓN SOCIAL], identificada con NIT [NIT], con domicilio en Pereira, Risaralda, Colombia (en adelante, «Flotas» o «nosotros»).
Al crear una cuenta o usar el servicio, la empresa contratante (en adelante, «el Cliente») acepta estos términos en su totalidad.
1. Qué es el servicio
Flotas es una plataforma en la nube que permite al Cliente registrar y hacer seguimiento a los vehículos de su flota, incluyendo el control de vencimientos documentales, la programación de mantenimiento preventivo, el registro de inspecciones preoperacionales, y el cálculo de costos operativos.
El servicio incluye el envío de notificaciones automáticas por WhatsApp y correo electrónico a los destinatarios que el Cliente designe.
1.1 Lo que el servicio NO es
- Flotas no presta servicios de rastreo satelital ni telemetría.
- Flotas no reemplaza la obligación legal del Cliente de mantener vigentes los documentos de sus vehículos, ni de cumplir la normativa de transporte y seguridad vial aplicable.
- Flotas no presta asesoría jurídica, contable ni técnica automotriz.
- Flotas no realiza trámites de renovación de documentos ante ninguna entidad.
2. Cuentas y acceso
Flotas crea la organización del Cliente y su primer usuario administrador. A partir de ahí, el administrador puede crear los usuarios adicionales y conductores que requiera, dentro del tope de vehículos de su plan.
El Cliente es responsable de:
- La confidencialidad de las contraseñas y los PIN de sus usuarios.
- Toda actividad que ocurra bajo sus credenciales.
- Desactivar oportunamente a los usuarios y conductores que dejen de estar autorizados.
- Notificarnos de inmediato ante cualquier uso no autorizado de su cuenta.
Flotas no accede a los datos del Cliente salvo cuando sea necesario para prestar soporte técnico solicitado, para cumplir una obligación legal, o para investigar una falla del servicio.
3. Planes, precios y facturación
Los planes se cobran mensualmente y por anticipado, según el rango de vehículos contratado. Los precios vigentes están publicados en el sitio web y se expresan en pesos colombianos.
| Concepto | Condición |
|---|---|
| Instalación y carga inicial | Pago único al inicio del servicio |
| Suscripción mensual | Por anticipado, según rango de vehículos |
| Exceso de vehículos | Se avisa antes de facturar el rango superior |
Si el Cliente supera el tope de vehículos de su plan, se lo notificaremos antes de aplicar el cambio de rango. Los precios pueden modificarse con treinta (30) días de aviso previo; el Cliente puede cancelar sin penalidad si no acepta el nuevo precio.
3.1 Cómo se factura y se paga
La plataforma no procesa pagos ni almacena datos de tarjetas. La facturación es manual:
- Enviamos la factura o cuenta de cobro al correo electrónico del administrador del Cliente, y como recordatorio por WhatsApp.
- El Cliente paga por transferencia bancaria, consignación o los medios electrónicos que le indiquemos en la factura.
- El Cliente nos remite el comprobante por correo o WhatsApp.
- Confirmado el pago, el servicio queda habilitado para el período correspondiente.
La facturación del primer período se emite al momento de la instalación. Los períodos siguientes se facturan dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes.
3.2 Mora
Si una factura permanece impaga por más de quince (15) días calendario, podremos suspender el acceso previo aviso. Los datos del Cliente se conservan durante la suspensión. Si la mora supera los sesenta (60) días, podremos terminar el servicio conforme a la cláusula 8.
4. Cancelación
No hay contrato de permanencia. El Cliente puede cancelar en cualquier momento notificándonos por escrito. El servicio continúa hasta el final del período ya facturado y no se hacen devoluciones proporcionales del mes en curso.
El valor de instalación no es reembolsable una vez ejecutada la carga de datos.
5. Datos del Cliente
La información cargada en la plataforma es propiedad del Cliente. Flotas no adquiere derecho alguno sobre ella y no la comercializa, cede ni comparte con terceros, salvo con los proveedores de infraestructura necesarios para operar el servicio (cláusula 6) o cuando lo exija una autoridad competente.
5.1 Roles frente a la Ley 1581 de 2012
En consecuencia, el Cliente declara y garantiza que:
- Cuenta con la autorización previa, expresa e informada de cada titular cuyos datos cargue en la plataforma, incluidos sus conductores.
- Ha informado a esos titulares sobre la finalidad del tratamiento y sobre la existencia de Flotas como Encargado.
- Cuenta con autorización de los destinatarios de alertas para recibir mensajes por WhatsApp y correo electrónico.
- Atenderá las consultas y reclamos que los titulares le presenten, con nuestro apoyo cuando sea necesario.
Flotas, como Encargado, tratará esos datos únicamente conforme a las instrucciones del Cliente y a las finalidades del servicio, y aplicará las medidas de seguridad descritas en nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales.
El Cliente mantendrá indemne a Flotas frente a reclamaciones de titulares originadas en la falta de autorización o en la información que el Cliente haya cargado.
5.2 Recuperación y eliminación
Al terminar el servicio, el Cliente puede solicitar la exportación de su información dentro de los treinta (30) días siguientes. Vencido ese plazo, procederemos a eliminarla de forma segura, salvo lo que debamos conservar por obligación legal.
6. Proveedores
Para operar el servicio utilizamos proveedores de infraestructura y mensajería, algunos ubicados fuera de Colombia. Al aceptar estos términos, el Cliente autoriza la transferencia y transmisión internacional de datos necesaria para la prestación del servicio, en los términos de los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012. El detalle de los proveedores está en nuestra Política de Tratamiento.
7. Disponibilidad y soporte
Trabajamos para mantener el servicio disponible de forma continua, pero no garantizamos disponibilidad ininterrumpida. Podemos realizar mantenimientos programados, avisando con anticipación cuando sea posible.
El soporte se presta por WhatsApp y correo electrónico, en días hábiles. No prestamos soporte en sitio ni telefónico 24/7 salvo acuerdo escrito distinto.
8. Terminación
Podemos suspender o terminar el servicio, con aviso previo salvo urgencia, si el Cliente:
- Incurre en mora superior a sesenta (60) días.
- Usa la plataforma con fines ilícitos o para cargar datos sin autorización de sus titulares.
- Intenta acceder a información de otras organizaciones, vulnerar la seguridad del sistema, o realizar ingeniería inversa sobre él.
- Comparte credenciales con terceros no autorizados o revende el acceso.
9. Propiedad intelectual
El software, la marca, el diseño, la documentación y todos los materiales de Flotas son de nuestra propiedad. El Cliente recibe una licencia de uso limitada, no exclusiva, no transferible y revocable, únicamente mientras dure el servicio.
10. Limitación de responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley colombiana, la responsabilidad total de Flotas frente al Cliente por cualquier concepto se limita al valor efectivamente pagado por el Cliente en los tres (3) meses anteriores al hecho que origine la reclamación.
Flotas no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidad, daño reputacional ni perjuicios indirectos.
Nada en esta cláusula limita la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni las que por ley no admiten limitación.
11. Modificaciones
Podemos actualizar estos términos. Los cambios sustanciales se notificarán por correo con al menos treinta (30) días de anticipación. El uso continuado del servicio después de esa fecha implica aceptación.
12. Ley aplicable y controversias
Estos términos se rigen por la ley colombiana. Las partes intentarán resolver de buena fe cualquier controversia; de no lograrlo dentro de los treinta (30) días siguientes, se someterán a los jueces competentes de Pereira, Risaralda.
13. Contacto
WhatsApp 322 521 8958
Correo [CORREO]
Dirección [DIRECCIÓN], Pereira, Risaralda, Colombia